Nous vous fournissons les informations sur la protection des données ci-présentes afin de vous informer sur la nature, l’étendue et la finalité du traitement des données à caractère personnel.
Le responsable du traitement dans le sens de l’Article 4 Numéro 7 du RGPD est Melisana AG, Grüngasse 19, 8004 Zurich (ci-après désigné par «nous»).
I. FINALITÉS ET BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT
1. Traitement de vos coordonnées
Nous traitons vos coordonnées (telles que votre nom, prénom, grade universitaire, spécialité/qualification professionnelle, adresse, numéros de téléphone, adresses e-mail, autorisations d’exploitation et numéros GLN (Refdata)). Nous collectons une partie de ces données par nous-mêmes auprès de vous ou par le biais de sources accessibles au public, et recevons une partie de nos prestataires de services.
Nous traitons les données susmentionnées dans la mesure où ceci est nécessaire à l’exécution des contrats conclus avec vous.
La base juridique est l’Article 6 Alinéa 1 Phrase 1 Point b) du RGPD (si vous êtes notre partenaire contractuel) ou l’Article 6 Alinéa 1 Phrase 1 Point f) du RGPD (si vous êtes un interlocuteur de la société qui est notre partenaire contractuel). Dans ce dernier cas, notre intérêt légitime réside dans la communication avec vous en rapport avec la conclusion et l’exécution du contrat.
Nous traitons les données susmentionnées afin de préserver les intérêts légitimes suivants: entretien de la relation d’affaires avec vous et à des fins d’information scientifique, de marketing et d’étude du marché.
La base juridique est l’Article 6 Alinéa 1 Phrase 1 Point f) du RGPD ou l’Article 6 Alinéa 1 Phrase 1 Point a) du RGPD (si vous nous avez donné votre consentement au traitement).
Nous traitons en outre vos coordonnées pour remplir les obligations juridiques applicables (voir le point I. 4.).
2. Traitement dans le cadre de visites du service extérieur et d’enquêtes menées par des prestataires mandatés
Après une visite de notre service extérieur ou de nos prestataires externes, nous traitons la date et le contenu (par ex. données relative au contrat et au POS, données localisées) liés aux visites réalisées ainsi que les heures de visite préférées et les exigences en matière d’échantillons de médicaments et de redevances.
Nous traitons les données susmentionnées afin de préserver les intérêts légitimes suivants: entretien de notre relation d’affaires avec vous, gestion de notre service extérieur, ajustement des visites de notre service extérieur en fonction de vos intérêts, évaluation de la qualité des visites, amélioration de l’offre et de la conception de nos produits, ainsi qu’à des fins d’information et de marketing.
La base juridique est l’Article 6 Alinéa 1 Phrase 1 Point f) du RGPD.
Si vous nous avez donné votre consentement à cet égard, nous traitons également vos données à caractère personnel afin de vous contacter par e-mail, fax, téléphone ou par appel vidéo et de vous faire parvenir des informations adaptées à vos intérêts personnels, la newsletter et des offres de Melisana.
L’objet des informations et des offres se constitue notamment d’informations et de nouveautés sur l’entreprise, d’informations sur les produits, de rapports sur les nouveaux résultats d’études, sur notre prise de rendez-vous/annonces de visites de notre service extérieur afin d’organiser des rendez-vous avec le service extérieur au format numérique, téléphonique ou sur place, des formulaires numériques de demande d’échantillons et de matériel, des informations sur les placements médiatiques, des formations, des invitations et/ou des informations sur des manifestations, des congrès, des conférences, des visites de salons, des séminaires en ligne ou des invitations à de brefs sondages/enquêtes de marché.
Vos données resteront enregistrées jusqu’à l’interruption de votre abonnement à la newsletter et seront utilisées à des fins d’évaluations analytiques. (notamment via le Pixel Tracking). Nous analysons à cette fin, par ex., quelle newsletter vous ouvrez, ou sur quel lien vous cliquez. Ces informations sont alors combinées avec des données et des informations enregistrées, telles que vos intérêts et vos préférences.
Si vous, en tant qu’utilisateur, ne souhaitez pas que vos données soient utilisées de la manière décrite, veuillez vous désabonner de la newsletter. Vous trouverez un lien de désabonnement dans chaque e-mail de newsletter. Vous pouvez également contacter l’adresse indiquée en bas de la newsletter.
La base juridique est l’Article 6 Alinéa 1 Phrase 1 Point a) du RGPD.
3. Traitement dans le cadre de jeux-concours
Nous traitons vos données à caractère personnel communiquées dans le cadre de jeux-concours (par ex. nom, coordonnées, réponses aux questions du jeu-concours) exclusivement aux fins de la réalisation du jeu-concours et de la remise des prix.
La base juridique est l’Article 6 Alinéa 1 Phrase 1 Point b) du RGPD.
Vous n’êtes pas tenu de nous communiquer vos données personnelles dans le cadre d’un jeu-concours. Toutefois, sans ces données, vous ne pourrez éventuellement pas prendre part au jeu-concours ou bien votre prix ne pourra pas vous être envoyé.
4. Traitement visant à remplir une obligation juridique
Nous traitons vos données à caractère personnel si cela est requis pour remplir une obligation juridique à laquelle nous sommes soumis.
Nous traitons notamment la date, le nombre et le type d’échantillons de médicament qui vous a été envoyé ainsi que la date et le contenu de messages importants relatifs à la sécurité des médicaments qui vous ont été envoyés. Nous traitons en outre votre nom et vos coordonnées dans la mesure où vous nous communiquez des effets indésirables potentiels ou un défaut de qualité en rapport avec nos produits.
Nous traitons les données susmentionnées afin de remplir nos obligations juridiques dans le cadre des dispositions juridiques applicables.
La base juridique est toujours l’ordonnance sur la protection des données, Art. 98, la LPTh, Art. 62 (Confidentialité des données); l’OAMéd, Art. 66 (Traitement des données personnelles); remise des échantillons: l’OPuM, Art. 10; annonce d’effets indésirables et d’incidents: la LPTh, Art. 59 et l’OPuM, Art. 63.
La base juridique est l’Ordonnance sur la protection des données, Art. 98, et les normes juridiques correspondantes.
5. Traitement à des fins de contrôle de la solvabilité et transmission des données à des agences de renseignements économiques
Nous traitons dans des cas particulier les données que vous nous avez transmises (nom, adresse, date de naissance et sexe, le cas échéant) en relation avec la demande, l’exécution et l’arrêt de notre relation d’affaires, y compris concernant les demandes et dossiers de crédit sur la base de processus mathématiques et statistiques auprès d’agences de renseignements économiques, dans le but de vérifier votre solvabilité avant de conclure un rapport contractuel, et de transmettre des données relatives à un comportement non conforme au contrat ou un comportement frauduleux au cours de la relation contractuelle à une agence de renseignements économiques. L’échange de données avec une agence de renseignements économiques est aussi destiné au contrôle de l’identité. Les taux de concordance transmis par l’agence de renseignements économiques nous permettent de savoir si une personne est inscrite à l’adresse indiquée dans sa base de données.
La base juridique est l’Article 6 Alinéa 1 Phrase 1 Point f) du RGPD dans la mesure où cela est nécessaire pour préserver nos intérêts légitimes ou ceux de tiers et où vos intérêts et vos droits ou libertés fondamentaux qui exigent une protection des données à caractère personnel ne prévalent pas. Notre intérêt légitime réside dans la protection contre les défauts de paiement et dans l’obtention d’informations de la part de l’agence de renseignements économiques sur les expériences de paiement négatives, qui nous préservent ainsi de préjudices.
II. DESTINATAIRES OU CATÉGORIES DE DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES
Dans notre entreprise, vos données à caractère personnel sont uniquement accessibles par les collaborateurs qui en ont besoin pour remplir nos obligations contractuelles et légales. Toute transmission de vos données à des tiers est en principe seulement effectuée si cela est autorisé ou prescrit par la loi ou si vous y avez donné votre consentement
Vous trouverez ci-après les catégories de destinataires externes de vos données:
- Entreprises associées au sein du groupe d’entreprises, à condition qu’elles soient mandatées en tant que prestataires ou qu’elles fournissent des services informatiques, dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture de nos prestations ou si et dans la mesure où ces données sont nécessaires à l’exécution de nos obligations contractuelles et légales ou sur la base de nos intérêts légitimes. Il peut s’agir de finalités économiques, administratives ou d’autres finalités commerciales internes; ceci est uniquement valable dans la mesure où vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux qui exigent une protection des données à caractère personnel ne prévalent pas.
- Organismes privés en dehors du groupe d’entreprises, notamment:
- Des prestataires de services de paiement et les banques afin de prélever des paiements en souffrance sur des comptes ou de verser des remboursements
- Des agences (en ligne et hors ligne), les imprimeries et les services de publipostage qui nous soutiennent dans la réalisation de mesures publicitaires (jeux-concours, promotions, envoi d’invitations et de courriers, etc.).
- Des prestataires de services informatiques qui enregistrent notamment des données, nous soutiennent dans l’administration et la maintenance des systèmes, ainsi que dans l’archivage et la destruction des documents.
- Des prestataires logistiques qui livrent les marchandises, etc.
- Des agences de renseignements économiques lors de la consultation d’un renseignement sur la solvabilité
- Des sociétés de recouvrement et les conseillers juridiques
- Des prestataires de services dans le cadre de l’enregistrement des annonces d’effets indésirables
- Des partenaires de licence
- Des entreprises d’étude de marché
- Des organismes et institutions publics dans la mesure où nous sommes soumis à une obligation légale. Nous signalons par exemple, dans le cadre de notre obligation légale, les défauts de qualité affectant nos produits qui nous sont signalés (par ex. réclamations et contrefaçons) aux autorités régionales compétentes pour les entreprises du groupe Klosterfrau. Nous communiquons, dans le cadre de nos obligations légales, les données que nous collectons dans le cadre d’études non interventionnelles ou de rapports d’expériences pratiques (voir ci-dessus au point I.4.) aux autorités compétentes respectives envers lesquelles nous avons une obligation de déclarer.
III. TRANSFERT VERS DES PAYS TIERS
Une transmission des données dans des pays situés en dehors de l’UE ou de l’Espace économique européen EEE (pays tiers) n’est réalisée que si cela est nécessaire dans le cadre de l’exécution de nos relations contractuelles ou si la loi le permet ou le prescrit (par ex. obligations de déclaration fiscale), si vous nous avez donné votre accord ou dans le cadre du traitement d’une commande. Si nous faisons appel à des prestataires de service dans un pays tiers, ceux-ci s’engagent à respecter le niveau de protection des données en Europe en vertu des clauses contractuelles types de l’UE. Alternativement, nous transmettons les données sur la base d’une décision constatant le caractère adéquat du niveau de protection émise par la Commission européenne. Veuillez vous adresser à notre préposé à la protection des données pour obtenir des informations complémentaires.
IV. DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Nous traitons vos données à caractère personnel uniquement dans la mesure où elles sont requises pour la réalisation des finalités décrites au point I, ce après quoi elles seront effacées, à condition que nous ne sommes pas soumis à une obligation de conservation des données plus longue.
Pour des raisons de sécurité des produits, nous sommes tenus, en vertu des dispositions légales, de conserver à des fins de contrôle les données relatives aux incidents ayant un impact sur la sécurité pendant une période pouvant atteindre 10 ans après la commercialisation du produit, en fonction de son statut de médicament, de produit médical, de produit cosmétique ou de produit alimentaire.
Nous nous soumettons en outre aux différentes obligations de conservation et de documentation qui découlent notamment du Code des obligations (CO). Les délais de conservation ou de documentation qui y sont prescrits s’étendent jusqu’à dix ans après la fin de la relation d’affaires ou du rapport juridique précontractuel.
En outre, certaines dispositions légales spécifiques peuvent exiger une durée de conservation plus longue, comme par ex. la conservation de preuves dans le cadre des clauses de disposition légale.
V. ABSENCE DE PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE AU CAS PAR CAS (Y COMPRIS DE PROFILAGE)
Conformément à l’Article 22 du RGPD, nous n’employons pas de processus de prise de décision entièrement automatisée au cas par cas (y compris de profilage). Nous vous informerons séparément dans le cas où nous décidions à l’avenir d’utiliser un tel processus.
VI. VOS DROITS DE PROTECTION DES DONNÉES
Vous pouvez faire valoir vos droits en matière de protection des données auprès de nous dans certaines conditions particulières
- Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées. Si c’est le cas, vous avez le droit d’accéder à ces données à caractère personnel ainsi qu’à d’autres informations spécifiques (notamment: les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées, les catégories de destinataires, la durée de conservation prévue, vos droits, l’origine des données, l’existence d’une prise de décision automatisée et, si les données sont transférées vers un pays tiers, les garanties appropriées). - Droit de rectification
Vous avez le droit d’obtenir de notre part, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. - Droit à l’effacement
Vous avez le droit d’obtenir de notre part l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant. Le droit à l’effacement ne s’applique pas dans la mesure où le traitement des données à caractère personnel est nécessaire (i) à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information, (ii) pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (par exemple obligation de conservation) ou (iii) à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. - Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit d’obtenir de notre part la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. - Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit, dans certaines circonstances particulières, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. - Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à un traitement des données à caractère personnel vous concernant avec effet pour l’avenir.
Informations sur votre droit d’opposition conformément à l’Article 21 du RGPD
1. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement conformément à l’Article 6 Alinéa 1 Phrase 1 Point f) du RGPD (traitement des données reposant sur la pesée des intérêts) des données à caractère personnel vous concernant. Ceci s’applique également au profilage dans le sens de l’Article 4 Numéro 4 du RGPD.
Si vous vous opposez au traitement, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
2. Nous traitons également vos données à caractère personnel dans certains cas à des fins de prospection. Si vous ne souhaitez pas recevoir de publicité, vous avez le droit à tout moment de vous y opposer, ce qui s’applique également au profilage dans le cas où celui-ci est lié à une telle prospection. Nous tiendrons compte de votre opposition pour l’avenir.
Nous ne traiterons plus vos données à des fins de prospection si vous vous opposez au traitement pour cette finalité.
En cas de questions relatives à l’exercice de vos droits en matière de protection des données décrits ci-dessus, vous pouvez contacter le responsable du traitement aux coordonnées indiquées plus haut ou bien nous envoyer un e-mail à info@melisana.ch, ou vous adresser au préposé externe à la protection des données aux coordonnées suivantes:
M. Alexander Bugl, Bugl & Kollegen Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH, Eifelstraße 55, 93057 Regensburg, tél. +49 941-630 49 789, e-mail: Datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre de votre lieu de résidence, votre lieu de travail ou le lieu de l’infraction présumée, si vous êtes d’avis que le traitement des données à caractère personnel vous concernant est en violation du RGPD.
Date: septembre 2023